Privacy Policy per clienti, fornitori e consulenti/procacciatori d’affari (“Informativa”)
1. Titolare del trattamento
emmeBo S.r.l. (“Società”), con sede legale in Via del Terrapieno 9/5 Bologna (40127) si impegna a proteggere i dati personali in conformità (a) al Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (“GDPR”) nonché (b) alla normativa nazionale italiana applicabile in materia di protezione dei dati personali costituita dal Decreto Legislativo 196/2003 e dal Decreto Legislativo 101/2018 (“Leggi Nazionali sulla Protezione dei Dati”).
2. Fonte dei dati
I dati trattati sono forniti dagli interessati alla Società nell’ambito di rapporti di natura contrattuale o precontrattuale.
3. Autorizzati interni del trattamento
I dati sono trattati da soggetti autorizzati al trattamento, opportunamente istruiti, coinvolti nelle relative attività di trattamento.
4. Responsabili esterni / titolari autonomi e co-titolari – Destinatari del trattamento
Su incarico della Società (e previo specifico accordo) consulenti, enti, imprese e società forniscono servizi il cui svolgimento comporta operazioni di trattamento di dati. In particolare si tratta di:
- fornitori di software, di applicativi e hardware e relativa gestione, assistenza/manutenzione;
- fornitori di servizi per la connettività, di posta elettronica e relativa gestione, assistenza/manutenzione;
- fornitori di sistemi di archiviazione esterna anche via cloud;
- consulenti legali, del lavoro, contabili, fiscali.
A seconda delle circostanze e delle attività svolte, taluni soggetti possono operare quali autonomi titolari o in virtù di un rapporto di co-titolarità, qualora siano determinate congiuntamente finalità e mezzi del trattamento.
Oltre ai predetti soggetti, i dati personali possono essere comunicati a soggetti terzi che agiscono quali titolari autonomi del trattamento, tra cui, a titolo esemplificativo, enti/soggetti pubblici, enti e organismi di certificazione, società di assicurazioni, istituti di credito.
La Società fornisce informazioni specifiche in merito ai destinatari su richiesta dell’interessato.
5. Interessati al trattamento
Clienti (anche potenziali) persone fisiche o referenti di clienti (persone giuridiche) che intrattengono rapporti con la Società; Fornitori (anche potenziali) persone fisiche o referenti di fornitori (persone giuridiche) che intrattengono rapporti con la Società; Consulenti quali liberi professionisti e altri soggetti terzi che svolgono consulenza a favore della Società.
6. Procacciatori d’affari
Sono altresì interessati al trattamento i Procacciatori d’affari che, in forza della lettera d’incarico, svolgono attività di segnalazione di potenziali Clienti.
7. Dati personali trattati
a) I dati trattati consistono in dati comuni, quali, ad esempio, nome e cognome del legale rappresentante o titolare, denominazione o ragione sociale o ditta, codice fiscale, partita IVA, domicilio legale e fiscale, recapiti completi, fisici e telefonici (anche cellulare), fax, PEC ed email, CAP e, in generale, informazioni necessarie per l’esecuzione del contratto, quali le coordinate bancarie di conto corrente e/o dati comunque relativi al sistema di addebito dei pagamenti.
b) Oltre ai dati di cui sopra, la Società può trattare, relativamente al personale di fornitori, i seguenti dati: numero di matricola, azienda di appartenenza, retribuzione, qualifica, livello, dati previdenziali e assicurativi, eventuali altri dati contenuti nelle buste paga, titoli abilitativi e di idoneità a svolgere determinate attività.
8. Finalità del trattamento e relativa base giuridica
La Società effettua il trattamento dei dati per le finalità e la relativa base giuridica di seguito previste:
a) Instaurare ed eseguire rapporti precontrattuali e contrattuali con Clienti e Fornitori, anche potenziali. Il trattamento è necessario per l’esecuzione di misure precontrattuali e per l’esecuzione di obbligazioni contrattuali nonché per adempiere obblighi di legge.
b) Inviare agli indirizzi email forniti dai Clienti comunicazioni a carattere informativo, commerciale e promozionale, concernenti futuri Eventi (“soft spam”), salvo eventuale dissenso dei Clienti (“Opt-out”) oppure inviare le medesime comunicazioni a soggetti che prestano espresso consenso, sino a revoca. Il trattamento si basa sul legittimo interesse della Società (soft spam) oppure sul consenso.
c) Inviare agli indirizzi email di potenziali referenti di Clienti e Fornitori newsletter, comunicazioni a carattere informativo, commerciale e promozionale concernenti il Servizio. Il trattamento di basa sul consenso degli interessati.
9. Tempo di conservazione dei dati
I dati personali dei clienti/fornitori e relativi referenti sono conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale e sono cancellati decorsi dieci anni e sei mesi dalla cessazione dello stesso per scopi difensivi, salvo che non sia insorta una contestazione/controversia (di natura civile, penale o amministrativa), nel qual caso i dati saranno conservati per il tempo necessario per l’esercizio del diritto di difesa avanti le competenti sedi/autorità.
10. Facoltatività/obbligatorietà del conferimento dei dati
L’eventuale rifiuto di fornire i dati personali, in tutto o in parte, non permetterà alla Società di rispondere alla richiesta, di dare esecuzione al contratto, adempiere agli obblighi di legge e perseguire il proprio legittimo interesse (fermo in questo caso il bilanciamento dei diversi interessi prevalenti sui diritti e sulle libertà degli interessati).
11. Trasferimento dei dati all’estero (Stati extra UE)
Non è previsto il trasferimento di dati personali all’estero. In ogni caso, ogni eventuale ulteriore trasferimento di dati al di fuori dell’UE avverrà in conformità alle disposizioni di cui agli articoli 44 e seguenti del GDPR.
12. Diritti
Gli interessati possono rivolgersi alla Società o ad eventuali responsabili esterni per esercitare i diritti previsti dalle Leggi Nazionali sulla Protezione dei Dati in quanto applicabili e dal GDPR (articoli 15 e ss.), e, in particolare, per accedere ai propri dati personali, chiederne la rettifica e l’aggiornamento o la cancellazione, limitazioni, come pure richiederne la portabilità, inviando una comunicazione ai recapiti della Società sopra indicati.
13. Diritto di opposizione
Con le medesime modalità sopra previste, gli interessati possono opporsi, in tutto o in parte, al trattamento dei dati personali che li riguardano, ove la relativa base giuridica sia costituita dal legittimo interesse della Società, ai sensi e per gli effetti di quanto previsto dall’articolo 21 del GDPR.
14. Revoca del consenso
L’esercizio dell’opt-out (revoca del consenso), da parte dei referenti di clienti, in merito all’uso dei relativi indirizzi di posta elettronica per l’invio di comunicazioni elettroniche, può essere esercitato in ogni momento dagli interessati e comporterà la cessazione dell’invio di qualsiasi comunicazione.
15. Reclamo
Ciascun soggetto interessato che ritenga che il trattamento dei dati che lo riguardano sia in violazione del GDPR, conformemente a quanto stabilito dall’articolo 77 del GDPR, può presentare reclamo a un’autorità di controllo in cui l’interessato risiede abitualmente o lavora ovvero ad un’autorità di controllo ove si è verificata la presunta violazione dei dati.
16. Aggiornamenti e revisioni
La Società si riserva il diritto di modificare e/o aggiornare l’Informativa, tenuto anche conto delle eventuali e successive integrazioni e/o modifiche della disciplina nazionale e/o dell’Unione Europea in materia di protezione dei dati personali o per effetto di eventuali ulteriori finalità del trattamento dei dati. Per questa ragione l’Informativa è pubblicata con il numero identificativo progressivo e il mese di pubblicazione, a partire dalla versione di settembre 2019, che reca il numero “01”. Le nuove versioni dell’Informativa sostituiranno le precedenti e saranno valide, efficaci ed applicate dalla data di pubblicazione sul sito web aziendale ovvero dalla data di comunicazione ai soggetti interessati.
Versione 01, settembre 2019